Wajib Tahu! Inilah Hal Penting yang Perlu Diperhatikan Dalam Menulis Surel

Posted on

Wajib Tahu! Inilah Hal Penting yang Perlu Diperhatikan Dalam Menulis Surel

Tenses.co.id – Surel adalah singkatan dari Surat Eletronik, atau lebih dikenal sebagai e-mail oleh masyarakat umum. Di era komunikasi modern ini, sebagian besar masyarakat sudah sangat jarang memakai surat konvensional sebagai alat komunikasi. Bahkan, untuk melamar pekerjaan dan berkomunikasi dengan atasan atau klien pun, kini lebih mengutamakan penggunaan surel. Hal ini karena dianggap lebih sangkil dan mangkus daripada mengirim surat lewat tukang pos yang memerlukan waktu terlalu lama. Namun, ketika menulis surel pun perlu memperhatikan etika tertentu. Berikut ini adalah hal penting yang perlu diperhatikan dalam menulis surel.

Perhatikan Hal Berikut Ini Ketika Mengirim Surel/E-mail

Ketika akan menulis surel, biasanya platform yang kita gunakan sudah menyediakan form untuk pengguna. Mulai dari kepada siapa surat ditulis, subjek, hingga lampiran. Kamu pun sebaiknya mengetahui mana yang harus diisi dan bagaimana caranya.

  1. Isilah kolom (To) dan Subject dengan Benar

Di bagian atas form surel terdapat kolom (To) atau (Kepada) yang menyatakan bahwa di sanalah kamu harus mengisi alamat penerima surel. Isilah dengan alamat yang benar supaya surel terkirim ke penerima yang seharusnya. Di bagian kanan, ada juga tulisan CC(Carbon Copy) dan BCC(BlindCarbon Copy), fungsinya untuk menambahkan penerima. Misalnya, kamu ingin mengirim surat dengan isi yang sama ke 5 orang penerima, maka kamu bisa klik CC untuk menambahkan. Namun, jika kamu tidak ingin informasi antar penerima diketahui penerima lainnya, kamu bisa menggunakan fitur BCC.

  1. Gunakan Bahasa dan Penulisan yang Baik

Menulis surel tidak ubahnya dengan menulis surat biasa. Oleh sebab itu selalu perhatikan bahasa yang kamu gunakan, terutama jika surel tersebut bersifat resmi seperti surel lamaran pekerjaan dan sejenisnya.Pastikan untuk menggunakan bahasa yang baik dan benar, serta mudah dipahami. Hindari pengetikan menggunakan singkatan. Misal: syharpbpk mau mnrimalamrnpekrjaanygsyajukn. Lebih baik tulis seperti ini: saya harap Bapak bersedia menerima lamaran pekerjaan yang saya ajukan. Kamu bisa melihat perbedaannya, kan? Jangan pula menggunakan huruf kapital di semua tulisan, karena terkesan suratmu ditulis dengan marah-marah.

  1. Jangan Lupakan Pembuka dan Penutup Surat

Ketika menulis isi surel, pastikan isinya singkat dan jelas. Akan tetapi, kamu juga perlu menambahkan kata pembuka dan penutup supaya suratmu terlihat sopan. Misalnya, kamu bisa memulai dengan menulis ‘Assalamualaikum Wr. Wb.’ atau ‘Selamat malam, Bapak/Ibu’ dan kalimat sejenisnya, sesuaikan dengan kebutuhan. Begitu pula dengan kalimat penutupnya.

  1. Lampirkan Lampiran Secukupnya

Biasanya, ketika mengirimkan tugas, pekerjaan, atau sesuatu yang membutuhkan lampiran ada baiknya kamu memperhatikan besar file tersebut. Inilah mengapa di dalam surel ada beragam pilihan lampiran, mulai dari file yang diambil dari komputer kamu sendiri, melampirkan dari drive online, dan juga link. Ini bisa menjadi alternatif jika file yang seharusnya dikirim terlalu besar.

  1. Jangan Lupakan Mencantumkan Kontak

Ketika kamu menggunakan surel untuk melamar pekerjaan, ada baiknya melampirkan kontak atau nomertelephon supaya bisa dihubungi dengan lebih privat dan cepat. Meskipun surel sekarang sudah menambahkan fitur chatting, tetapi tidak semua orang suka berkomunikasi lewat surel. Penggunaan telephon dan aplikasi chatting mainstream lebih dipilih karena mudah dan digunakan setiap waktu.

  1. Selalu Cek Ulang Alamat Tujuan dan Isi Surat

Sebelum mengirim dengan meng-klik tombol kirim, ada baiknya kamu melihat lagi kalimat yang kamu tulis. Pastikan semuanya ditulis dengan baik, hindari kesalahan pengetikan, dan usahakan tidak menggunakan kalimat ambigu yang membuat salah paham. Kemudian, cek kembali alamat surel supaya surat terkirim ke penerima yang tepat.

  1. Jangan Lupa Cek Folder Spam

Ada kalanya surat yang kita terima masuk ke folder spam/junk. Oleh sebab itu, apabila kamu sudah mengirim surat dan lama tidak memperoleh balasan, ada baiknya cek folder spam segera. Surat yang masuk ke folder spam bukanlah disengaja, tetapi memang kadang dianggap spam oleh sistem sehingga diarahkan ke kotak spam.

Setelah mengetahui hal penting yang perlu diperhatikan dalam menulis surel, semoga kamu bisa lebih mahir dan bijak lagi ketika menulis surat elektronik.

 

Artikel Terkait:

Cara Menulis Riwayat dengan 5W1H yang Baik dan Mudah
Tips Menulis Esai Argumentatif yang Mudah Dipahami untuk Penulis Pemula
Frase Berguna untuk Mengutarakan Opinimu